Какво представляват електронните фактури и защо да ги ползваме

Как да облекчим счетоводството си и да спестим разходи
Как да облекчим счетоводството си и да спестим разходи

Фактурите са първични счетоводни документи, които задължително съпровождат дейността на всички стопанки субекти. Те имат нормативен срок на съхранение. Натрупват се бързо и изискват място за складиране. Осигуряването на кочаните е не голям, но постоянен разход. Към него се натрупват пощенските разходи и времето, отделяно за сортиране, подреждане, разпращане и т. н. на хартиените документи.

Какво представлява електронната фактура 

Това е файл, създаден и записан по електронен начин. Тя има същото съдържание, реквизити и статут като хартиената и е напълно равностойна с нея. Подписва се с универсален електронен подпис. Защитена е от възможни манипулации на данните. Съхранява се в цифров вид на електронен носител. Признава се от българските закони и от нормите на ЕС. Не е нужно да се разпечатва и съхранява на хартия. Но ако ви се налага, можете да го правите колкото пъти искате.

Какви са предимствата й 

Издаването й е автоматизирано и доста по-бързо от писането на хартиена фактура. 

Достъпна е от всякъде и за всеки от упълномощените да издават фактури служители, без да се разнасят кочани. 

Изпраща се мигновено, което оптимизира сроковете за разплащане. Не са нужни  разходки до пощата, нито пощенски разходи. Достатъчно е клиентът да потвърди получаването на файла.

Съхраняването й не изисква място. Не е нужно да прехвърляте купчина папки и часове ровене в тях, за да откриете точния документ. Достатъчно е използването на подходящи филтри по дата на издаване или по име на клиент, за да откриете нужното.

Ставате по-адекватни за получателите на фактури, които се стремят да преминат към поддръжка на електронна форма на архива.

Как можете да замените хартиените фактури с електронни

Един от вариантите е да използвате оторизирани онлайн базирани посреднически системи. Работите с абонамент, бързо и евтино. 

Ако имате по-голям обем фактури, може би е добре да създадете собствена издателска програма.

Каквото и да изберете, много бързо ще забележите разликата с досегашния тромав начин на фактуриране и обмен на фактури.

© 2015, informiran.bg